“Vanaf dag één hadden we een snellere werking”

Cateringbedrijf Aramark zat in een lastig parket toen het een nieuw kassasysteem zocht voor een van haar klanten. Het vierdelige bedrijfsrestaurant was bijzonder complex en had specifieke beveiligingseisen. Trivec kwam als beste uit de bus dankzij het gebruiksgemak en de integraties met onder andere orderBilly, Kitchen Connect en Bmediagroup. “Het is simpelweg het compleetste systeem, volledig in lijn met onze verwachtingen”, klinkt het bij Tim Desmet, commercial & guest experience manager bij  Aramark.

Aramarks klant zocht een kassasysteem om vier verschillende horecalocaties aan elkaar te verbinden – elk met een andere werking. Bovendien ging het om een grote speler, waardoor er extra noden waren op het vlak van beveiliging. Het leek een onmogelijke opgave, vertelt Tim, tot ze over Trivec hoorden. “Het kassasysteem werd ons aangeraden door verschillende leveranciers. En daar zijn we vandaag heel blij mee! Wat Trivec op twee maanden voor ons heeft klaargespeeld, was geen enkele andere partner gelukt.” Op 1 september 2025  ging de samenwerking van start, en het was meteen duidelijk dat die helemaal goed zat.

Van chaos naar overzicht

“Ons vorige systeem draaide vaak uit in chaos”, legt Tim uit. “De keukens werkten met papieren tickets die verloren raakten, en het was niet altijd duidelijk wie waarmee bezig was. De kassa’s moesten ook dagelijks worden nageteld omdat Bancontact niet geïntegreerd was. Wat ons zeker een uur per dag kostte, duurt nu nog maximaal tien minuten. We tellen enkel het cashgeld na, de rest loopt naadloos over in het systeem want Trivec heeft ook een Wero (Payconiq)-integratie.”

Recept voor efficiëntie

“Ook de tools waar Trivec nauw mee samenwerkt, zijn ontzettend handig”, vertelt Tim. “Met orderBilly kunnen klanten hun koffie, broodje of pasta via de app of aan een van onze kiosken bestellen. Ze kunnen meteen betalen aan een orderkiosk en hun bestelling ophalen wanneer  het past aan een van de pick-up points. Qua klanttevredenheid scoort die ordertool ontzettend goed. We gebruiken die vandaag in twee bedrijfsrestaurants. Het  selfservicerestaurant daarentegen werkt met een kassa en een selfservicekiosk. Die zijn allebei gelinkt aan weegschalen die de prijs van een bordje uit de saladbar rechtstreeks naar de kassa doorspelen. En in ons à-la-carterestaurant gebruiken de medewerkers de Trivec HandyPay, een mobiele bestel- en betaaloplossing in één.”

In de keuken maakt Trivec het verschil dankzij de Kitchen Connect-integratie. “Dat zijn schermen die onze verschillende keukens optimaal in tandem laten werken. Medewerkers zien bestellingen binnenkomen, duiden aan welke ze oppikken en krijgen een overzicht van wat ze moeten doen. Minder verwarring, meer efficiëntie. En klanten volgen hun bestelling op de Order Ready-schermen op. Zo weten ze precies wanneer ze hun bestelling kunnen ophalen.”

Meetbare resultaten

“In de eerste plaats besparen we tijd omdat bestellingen en betalingen grotendeels automatisch verlopen. Kassamedewerkers kunnen we nu anders inzetten om de  service te verfijnen”, motiveert Tim. “Maar waar we echt niet meer zonder kunnen, is de rapportering in MyTrivec. Zelfs tijdens meetings kan ik in realtime de restaurants opvolgen. Interessant om te zien, zeker omdat het systeem upselling promoot met slimme suggesties. Bovendien kunnen we door de realtime statistieken de gemiddelde wachttijden aan de bar en keuken meten en meteen bijsturen als dat nodig blijkt.”

In de restaurants zijn er ook nog gelinkte dynamische digitale prijslijsten geïntegreerd. En in het selfservicerestaurant gaan we volledig paperless dankzij de digitale menuborden. Dit bespaart veel tijd en de klanten krijgen dagelijks automatisch de gerechten van de dag en de bijhorende allergenen te zien dankzij de Bmediagroup-integratie.

Gebruiksvriendelijk systeem

Zoals bij iedere verandering, waren er ongelovigen. “Maar intussen zijn alle medewerkers overtuigd. De kassa’s zijn zo gebruiksvriendelijk dat er net meer mensen mee overweg kunnen. We kregen een uitgebreide training en de implementatie werd gespreid over enkele dagen. De teams van Trivec, orderBilly en Kitchen Connect waren aanwezig om vragen te beantwoorden. Ze stonden continu klaar om te helpen. Niet dat dat zo nodig was, want na dag één was alles al uitgeklaard.”

Als je Tim vraagt of hij Trivec zou aanraden, krijg je een volmondige ‘ja’. “We willen het systeem zelfs invoeren bij andere klanten. Op vergaderingen – waar iedereen doorgaans een andere mening heeft – waren we het helemaal eens: Trivec is de perfecte partner en de juiste keuze voor ons.”